Wat eerst een duidelijk agendapunt leek, kan al snel ontaarden in een warrige discussie waar niemand wijs uit wordt. Gebruik daarom bij complexe besluiten, of vage agendapunten altijd het BOB-model. Dat helpt focus houden en brengt een goed besluit ineens veel dichterbij.
Om te beginnen een korte tip: neem dit simpele vergadermodelletje samen door, op het moment dat er geen besluit genomen hoeft te worden. Dan is het makkelijke om ernaar terug te verwijzen als de discussie onduidelijk of verhit raakt.
Drie stappen
De letters B, O en B verwijzen naar drie essentiële stappen in het nemen van kwalitatief goedebesluiten. Hier staan ze voor:
- Beeldvorming
- Oordeelsvorming
- Besluitvorming
Bij een goed besluit, waar niet meer op terug gekomen hoeft te worden zijn alle drie de stappen van het BOB-model doorlopen. Het is zaak om er samen voor te waken dat het behandelen van een onderwerp niet te snel gaat. Door de drie stappen bewust langs te lopen voorkom je dat je stappen overslaat en ontaardt in een ellenlange discussie, zonder werkelijk een besluit te nemen.
Beeldvorming
De eerste stap in het besluitvormingsproces is het vormen van een beeld van de situatie. Dan komen er dit soort vragen naar voren:
- Waarover besluiten we eigenlijk? (wat is de kwestie, het probleem?)
- Wat is de context?
- Welke personen/ factoren/ stakeholders spelen mee?
- Wat zijn onze mogelijkheden/ middelen/ vrijheden?
- Per wanneer moeten we besloten hebben?
- Welke ideeën leven er eigenlijk al?
- Welke opties/ mogelijkheden hebben we?
Kortom, alle vragen die een speelveld schetsen voor het te nemen besluit. Zonder deze informatie kun je eigenlijk nooit een goede oplossing verzinnen, je hebt immers te weinig informatie. Deze stap lijkt uitbreid en tijdrovend, maar dat valt in praktijk erg mee. Als je mensen bewust de ruimte geeft de context te schetsen dan is een paar minuten meer dan voldoende. Dit werkt als een investering: doe je het niet, dan ben je langer aan het bakkeleien dan nodig.
Wil je weten wat er gebeurt als je gaat besluiten zonder eerst aan beeldvorming te doen?
Klik dan hierom er verder over te lezen.
Oordeelsvorming
De tweede stap van het BOB-model draait om het beoordelen van opties die op tafel liggen. Deze opties zijn op tafel gekomen tijdens de beeldvorming. Je merkt vanzelf dat je als groep naar deze stap gaat als mensen oplossingen gaan aandragen. Let dan scherp op! Ben je voorzitter, stel dan direct de vraag: “dat is een optie die we straks kunnen uitdiepen, heeft iemand nog andere ideeën”? Door die vraag te stellen verzeker je dat alle mogelijkheden op tafel liggen, voordat er discussie plaatsvindt.
Tijdens de oordeelsvorming komen deze vragen naar voren:
- Hebben we alle opties nu op tafel?
- Wat houdt elke optie in?
- Welke opties kunnen we direct wegstrepen?
- Welke opties houden we over
- Wat zijn de voor- en nadelen van deze opties?
- Welke argumenten zijn er voor of tegen de verschillende opties?
- Wie zijn voor/ tegenstanders van bepaalde opties en waarom?
- Heeft iedereen nu een helder beeld van de mogelijkheden?
Al deze vragen hebben te maken met het uitwisselen van informatie en het discussiëren over de verschillende opties. De voorzitter moet ervoor waken dat de discussie productief blijft en bijdraagt aan de informatievoorziening. Herhaling is niet relevant, want het helpt de deelnemers niet om een beter oordeel te kunnen vormen. Vurige discussies kunnen juist wel helpen. Vergelijk het maar eens met een verkiezingsdebat. Een tv-debat helpt kiezers om te besluiten op welke partij ze gaan stemmen.
Wil je weten wat er gebeurt als je gaat besluiten zonder eerst aan oordeelsvorming te doen?
Klik dan hierom er verder over te lezen.
Besluitvorming
Deze laatste stap van het BOB-modelis eigenlijk de makkelijkste. Sterker nog, vaak vloeit het besluit als vanzelf voort uit de stappen beeldvorming en oordeelsvorming. De beste optie dient zich vaak ineens aan, als blijkt dat een meerderheid van de mensen voor een bepaalde oplossing is, of als de hele groep het plots eens lijkt. Het doorhakken van de knoop is namelijk het makkelijkste onderdeel van besluitvorming. Goede beeldvorming en een gezonde discussie zijn stukken lastiger, en daarom is het ook verstandig om het BOB-model aan te houden.
Tijdensde besluitvorming komen deze twee simpele vragen naar voren:
- Hebben we een volledig beeld van alle mogelijkheden?
- Zo ja, welke voorkeur heeft de groep? > welk besluit kunnen we nu nemen?
Tip voor voorzitters:wees eentalkshow-host
De eenvoudigste manier om te onthouden aan het BOB-model te houden is door jezelf als voorzitter voor te stellen dat de vergadering een talkshow is. En dan ook nog eens eentje die live wordt uitgezonden op tv. De kijkers moeten uiteindelijk óók een oordeel kunnen vormen. En ze moeten niet wegzappen omdat ze het niet meer kunnen volgen, het te lang duurt of omdat telkens dezelfde persoon aan het woord is.
